Was verbindet eine BI-Strategie mit den Anforderungen an ein BI-System?
Dieser Frage gehe ich nach. Je tiefer ich mich mit dem Thema befasse, desto mehr stelle ich fest, dass die BI-Strategie und Anforderungen sich gegenseitig stark beeinflussen. In diesem Artikel möchte ich Ihnen einen kurzen Überblick über meine bisherigen Erkenntnisse geben.
BI-System
Hier möchte ich zuerst die Frage klären, wie weit der Begriff BI-System gefasst werden soll bzw. was implizit alles zu einem BI-System gehört.
Stellen Sie sich einen Bauernhof vor, der Milch, Rind- und Schweinefleisch produziert. Der Bauer widmet sich der Aufzucht und Betreuung der Tiere, dem Melken und dem Aufbau und der Pflege der dafür notwendigen Infrastruktur wie Weiden, Zäune, Ställe usw. Er verkauft als Produkt seine Tiere und seine Milch. Für ihn ist hier der Prozess abgeschlossen und er hat den Lohn für seine Arbeit erhalten. Damit sind aber seine Produkte noch nicht beim Endkunden. Es braucht Milchverarbeitung, Metzger, Verpackung, Transport und vieles mehr bis Sie Ihren Liter Milch oder Ihr Steak für den Grill beim Detailhändler kaufen können. Das heisst, die Organisation, Infrastruktur und die Prozesse gehen über den Bauernhof hinaus, damit das Produkt «veredelt» dem Konsumenten verkauft werden kann. Der Bauernhof ist somit ein in sich abgeschlossenes Verarbeitungssystem das bestimmte Zwischenprodukte, nämlich Tiere und Milch, produziert. Dieses ist aber wiederum in ein grösseres System integriert. Am Verarbeitungsprozess sind verschiedene Firmen mit ihren eigenen Geschäftsstrategien, Prozessen und Dienstleitungen beteiligt.
Ganz ähnlich verhält es sich mit einem BI-System. Ersetzen wir …
- den zu verarbeitenden Rohstoff durch Daten
- die Rohstoffquellen durch Datenverarbeitungssysteme wie z.B. ERPs und CRMs
- die Nachfrage durch Geschäftsanforderungen
- die beteiligten Firmen durch Systemkomponenten
- und die Bezeichnungen durch BI-gerechte Namen
So sind wir grundsätzlich bei der Struktur eines BI-Systems:
Das heisst, ein BI-System besteht nicht nur aus Hardware und Software, sondern aus
- Datenquellen,
- Technologie- und Lösungsarchitektur,
- Organisation & Prozessen,
- BI-Strategie
Ich glaube, bei den ersten drei Punkten sind wir uns alle einig. Diese braucht es damit das System funktioniert. Sie können sich nun berechtigterweise fragen, ob dieser «Überbau» der BI-Strategie tatsächlich Teil des BI-Systems und notwendig ist. Ich meine Ja.
Motivation für eine BI-Strategie
Nach meiner Einschätzung sprechen folgende Gründe stark dafür, dass sich ein Unternehmen auf oberster Ebene Gedanken über BI macht und diese auch in einer pragmatischen und konsumierbaren Form (KEIN PAPIERTIGER) als Strategie dokumentiert:
- Informationen sind zum Asset geworden und dienen nicht mehr nur einem Controlling, sondern der Geschäftsentwicklung und damit der Erhaltung der Konkurrenzfähigkeit – sie sind geschäftskritisch, «Chefsache» und somit strategisch.
- BI ist organisationsübergreifend. D.h. sie muss koordiniert und vom Management gesteuert werden.
- BI wächst / verändert sich kontinuierlich. Schnelle Reaktion auf neue und veränderte Anforderungen ist notwendig. Damit die Qualität nicht leidet, braucht es Leitplanken.
- Die «BI-Abteilung» kann als eigenes Unternehmen angesehen werden und muss dementsprechend geführt werden (Kunden, Lieferanten, Produkte, Services, Mitarbeitende, …).
Anforderungen
Der Begriff Anforderung selbst wird in verschiedenen Quellen auch leicht verschieden definiert, hat aber letztlich inhaltlich immer die gleiche Bedeutung. Nehmen wir hier «Eigenschaft, Fähigkeit, die zur Bewältigung bestimmter Aufgaben vorhanden sein müssen». Das Entscheidende ist auch hier, wie weit dieser Begriff gefasst wird. Aus meiner Sicht gibt es auf allen Ebenen innerhalb des oben definierten BI-Systems Anforderungen:
- Strategisch als Ziele und Prinzipien
- Taktisch als Vorgabe von Methoden & Standards sowie Technologie & Tools für Organisation, Prozesse und Architektur
- Operativ als funktionale, nicht funktionale und betriebliche Detailanforderungen an das System
Hierbei bilden die Anforderungen der höheren Ebene immer die Grundlagen der nächst detaillierteren Ebene und geben klare Leitplanken. Der Detaillierungsgrad wächst. Um Anforderungen strukturiert und vollständig aufzunehmen, ist es sinnvoll, ein entsprechendes Framework anzuwenden. Wir haben hier investiert und das IT-Logix BI Requirements Engineering Framework (IBIREF) entwickelt, das die Anforderungen auf allen Ebenen berücksichtigt. Eine mögliche Darstellung der Zusammenhänge kann also so aussehen:
Nach der Implementierung aller Ebenen gilt es regelmässig zu überprüfen, ob die Anforderungen erfüllt sind oder sich im Laufe der Zeit verändert haben. Entsprechend ist ein Verbesserungsprozess zu etablieren. Dabei ist es auch legitim Justierungen auf höherer Ebene aufgrund von Veränderungen in der detaillierteren Ebene anzubringen.
Fazit
Fasst man also die Begriffe BI-System und Anforderungen etwas weiter und aus meiner Sicht auch weitsichtiger, zeigt sich klar, dass BI-Strategie und Anforderungen einen engen Zusammenhang haben. So muss man sich über Anforderungen und deren Implikation auf das gesamte BI-System auf allen drei Ebenen Strategie, Taktik und Umsetzung Gedanken machen und ein strukturiertes System zu deren Erhebung bereitstellen.
Besuche Sie meine Session am MAKE BI 2017 (Montag, 3. Juli 2017) und diskutieren Sie mit mir live vor Ort.
Nächster Blog
Die BI-Strategie selbst in Form einer Dachstrategie und drei aus unserer Sicht dazugehörenden Teilstrategien möchte ich in meinem nächsten Blog erörtern. Hier werde ich darauf eingehen wie aus Vision und Mission Ziele und Prinzipien, sowie notwendige Transformationsschritte abgeleitet werden. Ich hoffe, der Beitrag hat Ihnen gefallen und Sie besuchen mich wieder hier im IT-Logix-Blog.
Bis dann Cheers, Ihr Urs Grunder