Berichte individuell verteilen mit SAP BusinessObjects

Mit dem Einsatz der SAP BusinessObjects BI Plattform kann nicht nur die Frage “Wie kommt der Benutzer zu seinem Bericht?” sondern auch die Frage „Wie kommt der Bericht zum Benutzer?“ beantwortet werden. Neben der regulären Nutzung der Plattform als Ort für die Erstellung, Änderung und Speicherung von Berichten gibt es zusätzliche Möglichkeiten Berichte dynamisch und mit einer individuellen Auswahl an Optionen direkt an einen oder mehrere Benutzer zu senden. Wo es Standardlösungen gibt, gibt es natürlich auch Speziallösungen und so finden sich auch für die Berichtsverteilung externe Tools für noch mehr Dynamik und einer erweiterten Optionspallette.

Die zeitgesteuerte Verarbeitung – der „Single“ unter den Verteilungsmöglichkeiten

Standardmässig bietet die SAP BusinessObjects BI Plattform bereits im Kontextmenü jedes einzelnen Berichts die Möglichkeit der zeitgesteuerten Verarbeitung an. Dieser Vorgang bietet nicht nur die Einstellung, dass der Benutzer den genauen Zeitpunkt der Datenaktualisierung bestimmen kann, sondern zusätzlich noch eine bestimmte terminliche Wiederholungsrate, sowie das End-Format (webi, MS Excel, PDF, CSV, TXT) und die im Bericht vorhandenen Benutzereingabeaufforderungswerte auszuwählen. Hinzu kommt die Möglichkeit den verarbeiteten Bericht an verschiedene Destinationen zu senden:

  • als Instanz direkt in den Verlauf des Berichts
  • in die BI-Inbox von einem oder mehreren BO-Benutzern
  • als Email an beliebige Emailempfänger
  • an eine FTP-Server-Adresse
  • an ein beliebiges Dateisystem

Abbildung 1

Die Veröffentlichung – mehr Berichte, mehr Dynamik

Um mehrere Berichte gleichzeitig zeitgesteuert zu verarbeiten, bietet die Plattform auch die sogenannte „Veröffentlichung“ an. Während die Zeit- und Zieloptionen, denen der einfachen zeitgesteuerten Verarbeitung gleichen, wartet die Veröffentlichung mit einer Reihe von weiteren dynamischen Funktionen auf. Die Empfängerliste ist individualisierbar – statisch durch die Auswahl von BO-Benutzern aus den Benutzergruppen oder falls vorhanden dynamisch durch die Verwendung einer Benutzerliste aus einem Webi- oder Crystalreport. Zusätzlich lässt sich der Inhalt der zu verteilenden Reports auf jeden Empfänger individuell personalisieren. Das bedeutet, dass über in der BO Plattform hinterlegte Profilwerte dazu verwendet werden können, um Berichte mit exakt auf den Benutzer abgestimmten, gefilterten Daten zu verteilen. Neben dem individuell (je Bericht) anpassbaren Ausgabeformaten webi, MS Excel und PDF bietet die Veröffentlichung auch das Format mHTML für die Anzeige im Internetexplorer an.

Abbildung 2

360cast – die dynamische Profilösung mit einfacher Bedienung

Neben den Plattform-Standardmöglichkeiten gibt es auch noch spezialisierte Anbieter von Berichtsverteilungs-Lösungen. Eine sehr dynamische und einfach einzusetzende Lösung ist 360cast von GB&Smith. Die Web-Applikation kann in weniger als 10 Minuten direkt auf dem Webserver der BI Plattform installiert werden und ist anschliessend sofort einsatzbereit. Die Lösung bietet über eine intuitive Benutzeroberfläche eine Vielzahl an Optionen zur Berichtsverteilung an. So ist es nicht nur möglich mehrere Berichte, sondern auch ganze Ordner oder Kategorien zur Verteilung zu bestimmen. Neben den bekannten Standardformaten können mit 360cast auch wahlweise XLS und XLSX, sowie weitere Formate wie HTML und XML verwendet werden. Erweitert ist bei dieser Lösung auch die Liste der Ziele. So können Berichte neben denjenigen die auch SAP Business Objects standardmässig anbietet, auch an SFTP-Server, an Sharepoint-Ordner und sogar an jeden beliebigen öffentlichen Ordner der BI Plattform gesendet werden. Um die Berichte zu personalisieren, bietet 360cast die Möglichkeit je nach Empfänger individuelle Werte für die im Bericht enthaltenen Eingabeaufforderungen und Filter einzugeben. Zusätzlich können sogar einzelne Berichts-Tabs individuell verteilt werden.

Diese Vielzahl an Möglichkeiten und Optionen kann durch eine sogenannte „Destinationlist“ nach Lust und Laune kombiniert werden. Die Destinationlist ist nichts anderes als eine Tabelle welche in den Formaten XLS(X), CSV, SQL, Webi/Crystal-Bericht oder direkt in der App über den Browser angelegt wird und sämtliche gewünschte Verteilungskombination beinhalten kann, wobei es unerheblich ist, wie viele Zeilen oder Spalten die Liste enthält.

Abbildung 3

Fazit:
Reports müssen nicht auf der Plattform warten, bis der Benutzer sie verwendet, sondern haben viele Möglichkeiten an verschiedenste Destinationen und Empfänger verteilt zu werden. Je nach Anforderung im eigenen Unternehmen, können die Standardmittel von SAP BusinessObjects ausreichen, doch für hohe Ansprüche an Dynamik und Individualität bei der Berichtsverteilung, stösst man hier schnell an Grenzen und findet die Lösung in Add-Ons wie 360cast von GB& Smith.

Für detailliertere Informationen rund um das Thema Berichtsverteilung oder den Einsatz von 360cast kontaktieren Sie uns unter contact@it-logix.ch oder besuchen Sie die Herstellerwebseite http://www.gbandsmith.com/360cast.

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