Vom Nutzen einer BI-Strategie

Als Consultant, der dem geschätzten Kunden bei der Erarbeitung einer BI-Strategie unterstützen möchte, komme ich mir manchmal wie ein moderner Don Quijote im Kampf gegen Windmühlen vor. Warum fühle ich mich so?

Wer sind eigentlich die möglichen Adressaten meines Blogbeitrages?

Ich sehe da drei mögliche Cluster: diejenigen Entscheider, die zufrieden sind mit „ihrer“ BI-Performance, diejenigen, die unzufrieden sind, und diejenigen, die gar nicht so recht einschätzen können, was BI in ihrem Unternehmen leistet (und kostet!).

Und was ist eigentlich BI?

Ich definiere BI als ein System, das darauf ausgerichtet ist, die wichtigsten lenkbaren Einflussgrössen der jeweiligen Unternehmensziele zu messen und zu analysieren, um daraus Erkenntnisse zu gewinnen, die bessere operative und strategische Entscheidungen ermöglichen. Zu BI gehören ausdrücklich auch die BI-Organisation, die Benutzer und die zugehörigen BI-Prozesse.

Was sind denn typische Antworten auf meine Frage: Wie schätzen Sie den aktuellen Zustandes ihres BI ein?

Wir kennen die IT-Kosten und die sind ziemlich hoch!

Ich bin nicht so überzeugt, welchen Nutzen BI bei uns stiftet!

Bei uns ist BI ein IT-Thema!

Wir haben keine eigene BI-Organisation!

Wir diskutieren bei uns vor allem über Tools und Berichte!

Eine Übersicht über alle BI-Artefakte existiert nicht!

Definitionen von wichtigen Geschäftsbegriffen sind nicht klar oder sogar mehrdeutig!

Bi ist bei uns nicht so wichtig, da wir ja mit den operativen Systemen unser Geld verdienen!

Und wie sollte denn jetzt das ideale BI aussehen?

Informationen sind ein wichtiger Asset eines Unternehmens, dem auch entsprechend Rechnung getragen wird. Das würde bedeuten, dass

• es eine klare BI-Organisation gibt, die alle BI-Prozesse verantwortet
• alle Mitarbeitende im Bereich BI ihre Rolle mit den dazugehörigen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen kennen
• der Lead von BI beim Fach und nicht bei der IT liegt, damit sichergestellt ist, dass die relevanten Geschäftsprozesse unterstützt werden
• die IT als BI-Serviceprovider auftritt und die Benutzer mit qualitätsgesicherten Informationen versieht, so dass die Mitarbeitenden bei der Erfüllung ihrer Aufgaben optimal durch Informationen unterstützt werden
• der Nutzen von BI transparent dargestellt werden kann und sukzessive erhöht wird
• alle BI-Vorhaben mit klaren Leitplanken ausgestattet sind und nicht jedes Mal Grundsatzdiskussionen stattfinden müssen
• die Kosten von BI im Unternehmen (HW, SW , Human Ressources) straff gemangt werden können und nicht jeder Anbieter ein weiteres tolles BI-Tool im Unternehmen platzieren kann

Und woher kommt diese Kluft zwischen Ist und Soll und was hat eine funktionierende BI-Strategie damit zu tun?

Meine These klingt ganz einfach:

Ohne BI-Strategie besteht ein hohes Risiko, im Blindflug unterwegs zu sein, und sich einige der oben aufgeführten bedenklichen Zustände einzuhandeln. Eine sinnvolle BI-Strategie hingegen setzt klare Leitplanken, gibt den Weg vom Ist- zum Soll-Zustand vor und hilft als verbindliche Grundlage für alle zukünftigen BI-Vorhaben, teure Fehlentwicklungen zu vermeiden. Eine wirksame BI-Strategie muss Top Down in Zusammenarbeit mit allen wichtigen BI-Stakeholder erarbeitet und verabschiedet werden und sich an der Geschäftsstrategie ausrichten. Zudem muss sie regelmässig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Und warum fühle ich mich trotzdem, wie eingangs erwähnt, manchmal wie Don Quijote?

Grundsätzlich sind fast alle Entscheider mit meiner These einverstanden, aber, trotz gutgemeinter Warnungen werden der Aufwand und die notwendige Beharrlichkeit bei der Erarbeitung und Umsetzung einer BI-Strategie immer wieder unterschätzt.

Oder anders ausgedrückt – hier sind „meine“ Windmühlen:

• fehlende Einsicht in die Komplexität und Herausforderungen von BI
• Gartendenken im Unternehmen wird unterschätzt
• notwendige Kommunikation zwischen den einzelnen Geschäftsbereichen und der IT kommt nur schwer in Gang
• Nutzen einer BI-Strategie lässt sich nicht quantifizieren und wirkt erst mittel- oder längerfristig

Fazit:

BI ist ein interdisziplinäres Thema, das oftmals einen Kulturwandel im Unternehmen mit sich bringt, und aus genau diesem Grund auch so angegangen werden muss.

BI ist zu wichtig, um Informationsinseln und Gartendenken weiter zu kultivieren.

BI braucht den Dialog aller Geschäftsbereiche zusammen mit der IT, um seinen vollen Nutzen zu entfalten.

BI benötigt eine angemessene Managementunterstützung, um ein Unternehmen erfolgreicher zu machen.

Und ja – ich kämpfe weiter – gegen Windmühlen und für den Unternehmenserfolg unserer Kunden!