Fabric & Power BI Monitoring richtig angewendet

Optimieren Sie Kosten, Leistung und Governance 

Mit der zunehmenden Verbreitung von Microsoft Fabric und Power BI in Unternehmen wächst auch der Umfang dieser BI-Umgebungen rasant. Was einst mit wenigen Berichten in ein paar Workspaces begann, hat sich oft zu einem komplexen Ökosystem aus Pipelines, Semantikmodellen und unübersichtlichen Zugriffsberechtigungen entwickelt. Parallel dazu steigen laufend die Anforderungen (intern und extern, z.B. durch neue Richtlinien und Regulatorien) und das Bewusstsein für die Bedeutung dieser Systeme im Unternehmen. 

In diesem Kontext manifestieren sich auf einmal Unzulänglichkeiten zu echten „Pain Points“: Berichte laden plötzlich langsamer, Datenaktualisierungen scheitern unerwartet oder Benutzer klagen über inkonsistente Ergebnisse. Gleichzeitig wachsen die Kosten, während die Übersicht über die Gesamtstruktur schwindet.  

Ein zweckmässiges Monitoring-System ermöglicht es Unternehmen, proaktiv auf diese Herausforderungen zu reagieren. Es hilft dabei, Leistungsengpässe frühzeitig zu erkennen, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Benutzererfahrung kontinuierlich zu verbessern. Zudem unterstützt es bei der Kostenkontrolle durch präzise Kapazitätsplanung und bei der Einhaltung von Governance-Richtlinien. 

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie durch gezieltes Monitoring Ihre Fabric & Power BI-Umgebung optimieren, Kosten senken und die Kontrolle behalten können – auch wenn Ihre BI-Landschaft weiterwächst. 

Weshalb Monitoring?

In der Praxis ist es oft ein spezifischer Auslöser, der Unternehmen dazu bringt, über gezieltes Monitoring nachzudenken. Vielleicht war es ein kritischer Bericht, der im Vorfeld einer wichtigen Präsentation nicht geladen hat. Oder die Erkenntnis, dass die Kosten für die BI-Umgebung ausser Kontrolle geraten sind. Möglicherweise auch die Feststellung, dass niemand genau weiss, wer Zugriff auf welche Daten hat. 

Doch sobald man sich die konkreten Use Cases für Monitoring vor Augen führt, erkennt man, dass der ursprüngliche Auslöser oft nur die Spitze des Eisbergs ist. 

Im Folgenden haben wir die möglichen Gründe für Monitoring zusammengestellt: 

Gründe für Monitoring
Abbildung 01: Gründe für Monitoring

Kosten

Die aktuellen Preise finden sich unter Microsoft Fabric – Preise | Microsoft Azure

  • Kosten für Capacity optimieren 
    Kapazitätskosten können einen erheblichen Teil des BI-Budgets ausmachen. Deshalb ist es sinnvoll, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Capacities im Tenant welche Kosten verursachen. Ein nächster Schritt wäre dann die Auslastungs- und Skalierungsoptimierung, um Kosten senken zu können. 
  • Kosten für Lizenzen optimieren 
    Die Relevanz dieses Punktes steigt mit der Anzahl der Nutzer. Das Risiko bei Vernachlässigung liegt in überhöhten Lizenzkosten (PPU) und ungenutzten Lizenzen. Es lohnt sich also, sich einen Überblick zu verschaffen, wie die Lizenzen verteilt sind und welche u.U. eingespart werden können. 
  • Kosten für Datenhaltung optimieren 
    Obwohl im „Post Big Data“- und Cloud-Zeitalter die Grenzkosten für Daten häufig geringer sind als die betroffenen Daten aktiv zu bewirtschaften, lohnt es sich dennoch, die grossen Datentöpfe im Auge zu behalten, um allenfalls die OneLake Speicherkosten optimieren zu können.
  • Kosten für Ineffizienzen identifizieren 
    Dies umfasst Opportunitätskosten für Wartezeiten oder wiederkehrende Arbeiten, z.B. wenn sich ein/e Mitarbeitende/r immer wieder um etwas kümmern muss. Durch Identifikation und Beseitigung solcher Ineffizienzen können BI-Prozesse optimiert, die Gesamteffizienz gesteigert und somit Kosten eingespart werden. 

Leistungen und Betrieb

  • Backend – Ladestrecken: Laufzeiten, Störungen
    Die Beladung ist das Fundament einer jeden BI-Umgebung. Ineffizienzen führen zu langen Laufzeiten, was wiederum zu weiteren Problemen führen kann (Verzögerungen, Inkonsistenzen, Abbrüche). Es ist wichtig, den Überblick zu behalten, welche Ladestrecken welche Ressourcen verbrauchen, wie lange sie dauern und ob sie erfolgreich abgeschlossen werden. Darauf basierend können problematische Prozesse identifiziert und gegebenenfalls optimiert werden. Durch den so gewonnen Spielraum ist die BI-Umgebung auch gewappnet für die Beladung während Spitzenzeiten, wachsende Datenmengen und steigende Beladungskomplexität. 
  • Frontend – Reports (Latenzen) 
    Die Erwartung an heutige BI ist, dass Daten in interaktiven Reports unmittelbar angezeigt werden. Lange Ladezeiten führen zu Frust, Ablenkung und Vertrauensverlust in die eingesetzte Technologie. Der Analyseprozess wird als ineffizient empfunden und die Benutzer wenden sich vom BI System ab und im schlimmsten Fall zur Proliferation von Schatten-BI-Systemen. Langsam laufende Reports erhöhen ausserdem erheblich das Risiko, dass die Reporting-Umgebung zu Spitzenzeiten „in die Knie geht“.

Governance

  • Übersicht über Umgebung verschaffen (Struktur, Artefakte, Einstellungen, …) 
    In vielen Unternehmen wächst die BI-Umgebung organisch und unkontrolliert, was zu einem unübersichtlichen „Wildwuchs“ führt. Ohne eine umfassende Übersicht verlieren IT-Abteilungen und Fachanwender schnell den Überblick über vorhandene Ressourcen, deren Zusammenhänge und Nutzung. Dies führt oft zu Redundanzen, Inkonsistenzen und ineffizienter Ressourcennutzung. Eine umfassende Übersicht über die BI-Umgebung ist daher fundamental für eine effektive Governance. Sie umfasst ein detailliertes Inventar der relevanten BI-Komponenten: Workspaces, Workloads (Notebooks, Dataflows, Pipelines, …), Datenquellen, Datenhaltungs-Komponenten (Lakehouse, Warehouse, …) und der Semantikmodelle und Reports.  
    Wichtig ist auch die Übersicht über Konfigurationseinstellungen auf verschiedenen Ebenen, von Tenant bis hin zu einzelnen Berichten.  
    Je nach Bedarf können Nutzungsstatistiken und -muster Aufschluss über die tatsächliche Verwendung der Ressourcen geben.  
    Die Identifizierung verwaister oder duplizierter Ressourcen hilft, die Umgebung schlank und effizient zu halten. Diese Übersicht ermöglicht es, die Komplexität der BI-Landschaft zu managen und informierte Entscheidungen zur Optimierung zu treffen. 
  • Berechtigungen 
    Das Berechtigungsmanagement in komplexen BI-Umgebungen stellt viele Unternehmen vor grosse Herausforderungen. Ohne ein stringentes Konzept drohen Sicherheitslücken und Compliance-Verstösse. Häufig fehlt der Überblick, wer auf welche Daten zugreifen kann, was zu unbeabsichtigten Datenlecks führen kann. Überprüfungen und Anpassungen von Zugriffsrechten werden oft vernachlässigt, wodurch Mitarbeitende oder externe Nutzer Zugriffe behalten, die ihnen eigentlich nicht mehr zustehen. 
    Eine Zugriffsrechte-Matrix und rollenbasierte Kontrollen (RBAC) sind essenziell, ebenso wie die Implementierung von Row-Level Security (RLS) für feingranulare Datenzugriffskontrolle.  
    Regelmässige Audits und automatisierte Überwachung sind unerlässlich, um die Aktualität und Effektivität des Berechtigungskonzepts sicherzustellen. Nur so kann gewährleistet werden, dass sensible Daten und Analysen ausschliesslich autorisierten Personen zugänglich sind und Compliance-Anforderungen erfüllt werden. 
  • Dokumentation, Auditability 
    Mangelnde Dokumentation und fehlende Auditierbarkeit sind oft unterschätzte Risiken in BI-Umgebungen. Ohne klare Datenherkunft (Data Lineage) wird es äusserst aufwändig, Fehler zu lokalisieren oder Dateninkonsistenzen zu erklären. Dies kann zu Vertrauensverlust in die Daten und erhöhtem Aufwand bei Problemlösungen führen. 
    Je nach Geschäftsumfeld, kann unzureichende Protokollierung von Datenbeladungen, Abfragen und Änderungen an Strukturen oder Konfigurationen schwerwiegende Folgen haben. Bei Audits oder Compliance-Prüfungen drohen Strafen, wenn nicht nachgewiesen werden kann, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Zudem erschwert es die Fehlerbehebung und Optimierung erheblich. 
    Eine robuste Dokumentations- und Audit-Strategie ist daher unerlässlich. Sie gewährleistet Transparenz, erleichtert die Fehlersuche und sichert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Ohne sie riskieren Unternehmen nicht nur operative Ineffizienzen, sondern auch rechtliche und finanzielle Konsequenzen. 

Andere Gründe

  • Interne Kostenverrechnung 
    Monitoring-Daten sind die Grundlage für die Implementierung von internen Chargeback-Systemen, bei denen die BI-Kosten verursachergerecht auf die Nutzer oder Fachbereiche umgelegt werden. Dies schafft Anreize zur Effizienz und optimiert die Ressourcennutzung. 
  • Interne Awareness für BI 
    Die Analyse von Nutzungsdaten hilft, das Verhalten der BI-Nutzer besser zu verstehen, Bereiche zu identifizieren, in denen Daten noch stärker genutzt werden könnten und Schulungsbedarf zu erkennen. Dies ermöglicht eine gezieltere Optimierung der BI-Anwendungen und -Schulungen.  

Welche Möglichkeiten für Monitoring in Microsoft Fabric zur Verfügung stehen

Fabric-Monitoring ist ein sich schnell entwickelndes Feld und es gibt mittlerweile eine Vielzahl an unterschiedlichen Ansätzen und Lösungen. Um einen klaren Überblick zu bieten, haben wir eine detaillierte Matrix erstellt, die die verfügbaren Monitoring-Möglichkeiten übersichtlich darstellt. Diese Matrix bildet die Grundlage für die folgenden Unterkapitel, die jeden Bereich der Matrix beleuchten.

Abbildung 2: Grundlagen Matrix (Matrix als PDF)

Fabric-native Monitoring-Lösungen 

Hierbei handelt es sich um die von Microsoft offiziell zur Verfügung gestellten „Bord-Mittel“, die – entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt – ohne Setup die grundlegenden Monitoring-Bedürfnisse abdecken. 

„Deployable Frameworks“ 

Um den Funktionsumfang des nativen Monitorings zu erweitern, sind aus der Community ergänzende Lösungen entstanden. Diese quelloffenen Lösungen lassen sich mit überschaubarem Aufwand in der eigenen Fabric-Umgebung installieren. Microsoft bietet keinen Support für diese Lösungen. 

Hilfsmittel

Hierunter fallen 3rd-Party Tools und Add-Ons, die Monitoring-Fähigkeiten beinhalten und so unterstützend eingesetzt werden können. 

Komerzielle Lösung

Neben den oben erwähnten Ansätzen, welche generell kostenlos genutzt werden können, haben sich eine Reihe von Anbietern etabliert, die zahlpflichtige Lösungen anbieten und dafür einen guten Funktionsumfang und professionellen Support leisten. 

  • IT-Logix Power BI Checkup-Paket: Inventar der Power BI Artefakte in einem Tenant inklusive Darstellung der Berechtigungen in einer übersichtlichen Matrix
  • Argus: Whole-tenant monitoring for Power BI detaillierte Analysen zur Nutzung, Leistung und Sicherheit von Berichten
  • Power BI Sentinel: SaaS-Anwendung, automatisierte Backups, Änderungsverfolgung, Datenherkunft und Dokumentation. Fokus auf Sicherheit und Governance
  • Measure Killer: Tenant Analysis | Brunner BI  Erlaubt eine Analyse über alle Semantikmodelle im gesamten Tenant und identifiziert ungenutzte Measures und Spalten. Hilft bei der Reduzierung von Speicherplatz-Nutzung und Komplexität von Semantikmodellen.
  • BI Pixie: analysiert, wie Nutzer mit Power BI-Berichten interagieren

Schnittstellen

Um spezifische Fragestellungen zu ergründen und eigene Monitoring-Lösungen zu entwickeln, stehen Schnittstellen zur Verfügung.

  • Power BI / Fabric REST API
  • Semantic Link Labs
  • Workspace Monitoring / Event Stream in Fabric
  • Azure Log Analytics

Fazit

Auch wenn sie auf den ersten Blick rudimentär erscheinen, so decken die Bordmittel von Microsoft doch die meisten grundlegenden Monitoring-Bedürfnisse gut ab.

So ist es möglich, mit Fabric Capacity Metrics einen guten Überblick über Kosten, Leistung und Betrieb zu erhalten. Mit Admin Monitoring Workspaces lassen sich die meisten Bedürfnisse aus Governance und Sicherheit abdecken.

Mit Fabric Source Control (Git Integration) ist eine zeitgemässe Code-Versionierung mit an Bord, welche bezüglich Usability keine Wünsche übriglässt.

Wer eine integrierte Lösung mit spezifischen Anforderungen benötigt, der kann sich aus einem breiten Fundus an existierenden Frameworks und Schnittstellen bedienen. Das entsprechende Setup ist allerdings u.U. mit erheblichem Aufwand verbunden.

Falls Sie Unterstützung für das Monitoring Ihrer eigenen Umgebung benötigen oder anderweitige Fragen oder Anregungen haben, so nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

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